Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Arvo ja Saima Laajan Säätiö sr (1593302-2),
c/o Kuortaneen Osuuspankki, Keskustie 36, 63100 Kuortane

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Säätiön asiamies Marjo Lähteenmaa, marjo@tilintarkastuspointti.fi

3. Rekisteri
Arvo ja Saima Laajan Säätiöllä on henkilörekisterit liittyen avustusten ja apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelyn peruste avustuksissa ja apurahoissa on säätiölle lähetetty hakemus.
Henkilötietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Avustuksen ja apurahan hakijan tiedot
– Henkilön nimi ja syntymäaika tai yrityksen nimi ja y-tunnus
– Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero
– Lisätiedot

Apurahoissa tutkimusryhmän jäsenet
– Henkilön nimi, arvo ja toimi

Hakemuksen tiedot
Suosittelijat
Aikaisemmat ja vireillä olevat hakemukset

Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.
Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahansaajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen verkkopalvelun kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Arvo ja Saima Laajan Säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittaessa tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa.
Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle koneellisesti.
Myönnettyjen avustusten ja apurahojen tiedot voidaan julkaista Säätiön kotisivuilla.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Arvo ja Saima Laajan Säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Myönnettyjen avustusten ja apurahojen hakemukset säilytetään vähintään 10 vuotta myöntöpäätöksestä. Jollei avustusta tai apurahaa myönnetä, hakemusten säilytysaika on yhden vuoden.
Sähköisesti talletetut tiedot on suojattu asiallisesti salasanoin ja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuurein ja muilla teknisillä suojakeinoilla.
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

9. Tarkastus- ja korjausoikeus
Jokaisella rekisteriin tietonsa antaneella henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.
Arvo ja Saima Laajan Säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.